เข้าสู่ระบบ
ในธุรกิจร้านอาหาร “ขายดี” ไม่ได้แปลว่า “กำไรดี” เสมอไป หนึ่งในสาเหตุสำคัญที่ทำให้ร้านอาหารจำนวนมากกำไรหายคือปัญหาเรื่องการจัดซื้อวัตถุดิบไม่ว่าจะเป็นของขาดตอนช่วงขายดี ของเหลือจนหมดอายุ หรือสั่งของซ้ำโดยไม่รู้ตัว ทั้งหมดนี้เกิดจากการไม่มีระบบจัดซื้อร้านอาหารที่ชัดเจน บทความนี้จะพาคุณเข้าใจว่า ระบบจัดซื้อร้านอาหารคืออะไร และควรวางระบบสั่งซื้อวัตถุดิบอย่างไรให้คุมต้นทุนได้จริง และร้านไม่สะดุด
ทำไมร้านอาหารต้องมีระบบจัดซื้อที่ดี
วัตถุดิบคือ “ต้นทุนหลัก” ของร้านอาหารและเป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นทุกวัน หากไม่มีระบบจัดซื้อที่ดีร้านอาหารมักเจอปัญหา เช่น
- สั่งของจากความเคยชิน ไม่ใช่จากข้อมูล
- ไม่รู้ว่าวัตถุดิบไหนใช้เยอะ ใช้น้อย
- ต้นทุนอาหารแกว่ง แต่หาสาเหตุไม่เจอ
- ของขาดในช่วงขายดี ทำให้เสียโอกาสขาย
การมีระบบจัดซื้อที่ดีช่วยให้ร้านอาหาร ควบคุมต้นทุนตั้งแต่ต้นทางแทนที่จะไปแก้ปัญหาที่ปลายทางด้วยการขึ้นราคา
ระบบจัดซื้อร้านอาหาร คืออะไร
ระบบจัดซื้อร้านอาหาร คือกระบวนการที่ใช้ในการวางแผน ควบคุม และติดตาม การสั่งซื้อวัตถุดิบของร้านอาหารอย่างเป็นระบบโดยครอบคลุมตั้งแต่
- การขอซื้อวัตถุดิบ
- การสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์
- การรับของเข้าร้าน
- การบันทึกปริมาณและต้นทุน
- การเชื่อมโยงกับการใช้งานจริงในร้าน
ระบบจัดซื้อที่ดี ไม่ได้แค่บอกว่า “ต้องสั่งอะไร”แต่ต้องตอบได้ว่า ควรสั่งเท่าไหร่ สั่งเมื่อไหร่ และสั่งจากใครถึงจะคุ้มที่สุด
ปัญหาที่ร้านอาหารมักเจอเมื่อไม่มีระบบจัดซื้อ
ร้านอาหารที่ยังจัดซื้อแบบจดมือ หรือพึ่งประสบการณ์ของพนักงาน มักเจอปัญหาเหล่านี้
- พนักงานแต่ละคนสั่งของไม่เหมือนกัน
- วัตถุดิบในสต๊อกไม่ตรงกับของจริง
- สั่งของซ้ำโดยไม่รู้ว่ามีของเหลือ
- วัตถุดิบเสียหายจากการเก็บนานเกินไป
- เจ้าของร้านไม่เห็นภาพรวมการจัดซื้อ
ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากทีมงานไม่เก่ง แต่เกิดจาก การไม่มีระบบช่วยคิดแทนคน
วิธีวางระบบจัดซื้อร้านอาหารให้คุมต้นทุนและไม่ขาดของ
แยกระบบจัดซื้อออกจากการจำของคน
ร้านอาหารที่บริหารได้ดีจะไม่ฝากการสั่งซื้อไว้กับ “ความจำ” แต่ใช้ข้อมูลช่วยบันทึก เช่น
- ปริมาณวัตถุดิบคงเหลือ
- ประวัติการสั่งซื้อย้อนหลัง
- ปริมาณการใช้งานจริงต่อวัน
เมื่อการจัดซื้อไม่ขึ้นกับคน ความผิดพลาดจะลดลงทันทีและร้านสามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น
เชื่อมการจัดซื้อกับสต๊อกวัตถุดิบ
หัวใจของระบบจัดซื้อร้านอาหาร คือการเชื่อมโยงกับระบบสต๊อกสินค้าเมื่อมีการใช้งานวัตถุดิบจริงสต๊อกควรถูกอัปเดตตามการขาย เพื่อให้รู้ว่า
- ของใกล้หมดหรือยัง
- ควรสั่งเพิ่มเมื่อไหร่
นี่คือพื้นฐานของ การวางแผนจัดการสินค้าคงคลัง อย่างมืออาชีพ ที่ช่วยลดทั้งของขาดและของเสีย
วางแผนจัดซื้อจากข้อมูล ไม่ใช่ความรู้สึก
ร้านอาหารจำนวนมากสั่งของจาก “ความคุ้นเคย” หรือ “ความรู้สึกว่าใกล้หมด” แต่ร้านที่มีระบบจัดซื้อ จะวางแผนจากข้อมูล เช่น
- ยอดขายย้อนหลัง
- ปริมาณการใช้วัตถุดิบต่อช่วงเวลา
- แนวโน้มความต้องการของลูกค้า
การจัดซื้อจากข้อมูล ช่วยให้การสั่งของแม่นยำขึ้น และลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นได้อย่างชัดเจน
คุมต้นทุนวัตถุดิบตั้งแต่ต้นทาง
เมื่อการจัดซื้อมีการบันทึกต้นทุนอย่างเป็นระบบเจ้าของร้านจะเริ่มเห็นว่า
- วัตถุดิบตัวไหนต้นทุนสูงผิดปกติ
- เมนูไหนใช้วัตถุดิบสิ้นเปลือง
- ต้นทุนอาหารจริงต่อเมนูเป็นเท่าไหร่
ข้อมูลเหล่านี้สำคัญมากต่อการคำนวณต้นทุนอาหารและช่วยให้การตัดสินใจเรื่องเมนู ไม่ต้องอาศัยการคาดเดาอีกต่อไป
การจัดการซัพพลายเออร์และการวางแผนสั่งซื้อให้ร้านอาหารไม่สะดุด
นอกจากการมีระบบจัดซื้อที่ดีแล้ว อีกหนึ่งปัจจัยที่ส่งผลต่อความเสถียรของร้านอาหารคือ การจัดการซัพพลายเออร์ ร้านอาหารมักมีซัพพลายเออร์หลายราย ทั้งวัตถุดิบสด วัตถุดิบแห้ง และของใช้ภายในร้านหากไม่มีการวางแผนที่ชัดเจน จะเกิดปัญหา เช่น
- สั่งของซ้ำจากหลายเจ้าโดยไม่รู้ตัว
- ราคาวัตถุดิบไม่คงที่ แต่ไม่รู้ว่าเจ้าไหนคุ้มกว่า
- วัตถุดิบมาส่งไม่ตรงเวลา ทำให้การขายสะดุด
การจัดการซัพพลายเออร์ที่ดีควรเริ่มจาก
- แยกประเภทวัตถุดิบตามความสำคัญ
- รู้ว่าวัตถุดิบใดควรมีซัพพลายเออร์สำรอง
- วางรอบการสั่งซื้อให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง
เมื่อร้านมีข้อมูลการใช้วัตถุดิบที่ชัดเจนการเจรจากับซัพพลายเออร์จะง่ายขึ้นทั้งในเรื่องราคา ปริมาณ และรอบการจัดส่ง ผลลัพธ์คือร้านอาหาร ของไม่ขาด ต้นทุนเสถียร และการดำเนินงานไม่สะดุด
ระบบจัดซื้อร้านอาหาร คือหัวใจสำคัญของการคุมต้นทุน ไม่แพ้การขายหรือการบริการ เมื่อร้านอาหารวางระบบจัดซื้ออย่างเป็นขั้นตอน เชื่อมโยงกับการใช้งานจริง และบริหารซัพพลายเออร์อย่างมีแผน การบริหารร้านอาหารจะง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เพราะสุดท้ายแล้ว ร้านที่กำไรดี ไม่ใช่ร้านที่ขายเก่งที่สุด แต่คือร้านที่จัดการต้นทุนได้ดีที่สุด หมดกังวลกับทุกปัญหา ด้วยโซลูชันอย่าง Super POS ออกแบบมาเพื่อธุรกิจร้านอาหารโดยเฉพาะ ทำให้การจัดซื้อไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
