วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าให้ถูกต้อง เตรียมยื่นภาษีแบบมั่นใจ

เจ้าของร้านค้าหลายคนอาจกังวลเรื่องการจัดการบัญชี โดยเฉพาะผู้เริ่มต้นธุรกิจที่ยังไม่คุ้นเคยกับการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่ช่วยให้เราเข้าใจสถานะการเงินของธุรกิจ วางแผนการดำเนินงาน และเตรียมเอกสารสำหรับยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง วันนี้เราจะชวนทุกคนมาทำความเข้าใจวิธีการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้องตามหลักการ พร้อมมีเทคนิคที่จะช่วยให้การจัดการบัญชีเป็นเรื่องง่ายมาฝากกัน

บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าคืออะไร

บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า คือ การจดบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกิจการอย่างเป็นระบบ โดยแสดงที่มาของเงินที่ได้รับและรายละเอียดการใช้จ่ายทั้งหมด เพื่อให้ทราบสถานะทางการเงินที่แท้จริงของธุรกิจ สามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผน ควบคุมค่าใช้จ่าย และยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง โดยแบ่งการบันทึกเป็น 3 ส่วนหลัก ดังนี้

รายรับ

เงินที่ได้จากการดำเนินธุรกิจ ทั้งจากการขายสินค้าหรือให้บริการ รวมถึงรายได้อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น ดอกเบี้ยรับ เงินปันผล หรือกำไรจากการขายสินทรัพย์ การบันทึกรายรับต้องระบุวันที่ แหล่งที่มา และจำนวนเงินให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

รายจ่าย

รายจ่ายประกอบด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ เช่น ค่าเช่าร้าน ค่าสาธารณูปโภค ค่าจ้างพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร การบันทึกรายจ่ายต้องแยกประเภทให้ชัดเจนเพื่อการวิเคราะห์และควบคุมต้นทุน

ต้นทุน

ต้นทุนเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตหรือจัดหาสินค้าเพื่อขาย เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงานทางตรง และค่าใช้จ่ายในการผลิต การแยกบันทึกต้นทุนออกจากรายจ่ายทั่วไปจะช่วยให้เห็นกำไรขั้นต้นและสามารถกำหนดราคาขายได้อย่างเหมาะสม

ข้อดีของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

การจัดทำบัญชีอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยให้ปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจในหลายด้าน มาดูกันว่ามีข้อดีอะไรบ้าง

ช่วยประหยัดภาษี

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างถูกต้องช่วยในการวางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะสามารถใช้สิทธิหักค่าใช้จ่ายตามจริงแทนการหักแบบเหมา ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก นอกจากนี้ ยังช่วยให้เก็บหลักฐานค่าใช้จ่ายได้ครบถ้วน สามารถนำมาใช้ลดหย่อนภาษีได้อย่างถูกต้องตามสิทธิที่พึงได้

ใช้ประกอบการวางแผนธุรกิจ

การมีข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน ระบุจุดแข็งและจุดอ่อน ตลอดจนโอกาสในการเพิ่มยอดขายหรือลดต้นทุน การเห็นภาพรวมทางการเงินที่ชัดเจนจะช่วยในการตัดสินใจและวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ยื่นขอสินเชื่อธุรกิจ

บัญชีรายรับรายจ่ายที่จัดทำอย่างเป็นระบบเป็นเอกสารสำคัญในการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน เพราะแสดงให้เห็นความสามารถในการสร้างรายได้และการบริหารค่าใช้จ่ายของกิจการ ทำให้ธนาคารสามารถประเมินความเสี่ยงและความสามารถในการชำระหนี้ได้ดียิ่งขึ้น

การทำแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

แบบฟอร์มรายงานรายรับรายจ่ายร้านค้าที่กรมสรรพากรกำหนด มีองค์ประกอบสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องกรอกให้ครบถ้วน ดังนี้

• วันเดือนปี ระบุวันที่เกิดรายการให้ชัดเจน เรียงตามลำดับ
• รายละเอียดรายการ อธิบายที่มาของรายรับหรือรายจ่ายอย่างชัดเจน
• ช่องรายรับ บันทึกเงินที่ได้รับจากการขายสินค้าหรือบริการ
• ช่องรายจ่าย แยกเป็นค่าสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
• ยอดคงเหลือ แสดงผลต่างระหว่างรายรับและรายจ่าย
• หมายเหตุ สำหรับระบุข้อมูลเพิ่มเติมที่สำคัญ

การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายถือเป็นพื้นฐานสำคัญของการบริหารธุรกิจ ช่วยให้เจ้าของกิจการเข้าใจสถานะการเงิน วางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง การทำบัญชีอย่างเป็นระบบยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและโอกาสในการเติบโตทางธุรกิจ สำหรับผู้ที่ต้องการจัดการบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าอย่างง่าย เรามี Super POS ระบบในการบริหารจัดการร้านอาหารแบบครบวงจร รองรับทุกธุรกิจร้านอาหาร ทำได้มากกว่าการคีย์ขาย ช่วยลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับร้านอาหารของคุณสำเร็จไปอีกขั้น