ระบบ POS คืออะไร มีประโยชน์กับธุรกิจร้านอาหารอย่างไรบ้าง

ระบบ POS เป็นเครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจร้านอาหารในปัจจุบันไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะคนที่พึ่งเริ่มทำร้านอาหารใหม่ ๆ หรือคนที่ต้องการตัวช่วยในการบริหารจัดการร้านแบบครอบคลุม ตั้งแต่การเช็กสต๊อกไปจนถึงการประเมินยอดขาย วันนี้เราจึงจะขอพาทุกคนไปรู้จักกับระบบ POS ว่าคืออะไร มีอะไรบ้าง และสามารถช่วยจัดการร้านอาหารของเราได้อย่างไรบ้างกัน 

ระบบ POS คืออะไร

ระบบ POS ย่อมาจาก Point of Sale System เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการร้านอาหารแบบครบวงจร ไม่เพียงแค่เป็นเครื่องคิดเงินธรรมดา แต่เป็นระบบอัจฉริยะที่ช่วยจัดการทุกขั้นตอนการขาย ตั้งแต่การรับออเดอร์ จัดการสต๊อกวัตถุดิบ ออกใบเสร็จ ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลการขาย ระบบนี้ทำงานผ่านการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น แท็บเล็ต iPad และ ลิ้นชักเก็บเงิน ทำให้การทำงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในร้านอาหารที่ต้องการความรวดเร็วและแม่นยำในการให้บริการ

ระบบ POS ประกอบด้วยอะไรบ้าง

ระบบ POS เป็นการผสมผสานระหว่างซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ทำงานร่วมกัน เพื่อให้การบริหารร้านอาหารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยแต่ละส่วนมีความสำคัญและหน้าที่แตกต่างกันไป ดังนี้

Software

ซอฟต์แวร์ POS เป็นหัวใจสำคัญที่ควบคุมการทำงานทั้งหมดของระบบ โดยมีฟังก์ชันที่ครอบคลุมการบริหารจัดการร้านในทุกมิติ ตั้งแต่การรับออเดอร์ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนกลยุทธ์

• การจัดการออเดอร์และโต๊ะ  รับออเดอร์ ส่งรายการอาหารเข้าครัว จัดการสถานะของโต๊ะ และรวมบิล
• การจัดการเมนู แก้ไขรายการอาหารและเครื่องดื่ม ตั้งค่าราคา และจัดหมวดหมู่เมนู
• ระบบชำระเงิน รองรับการชำระเงินหลากหลายรูปแบบ เช่น เงินสด บัตรเครดิต/เดบิต QR Code และ e-Wallet
• การจัดการสต๊อก ติดตามจำนวนวัตถุดิบ ตัดสต๊อกอัตโนมัติเมื่อมีการขาย และแจ้งเตือนเมื่อวัตถุดิบคงคลังใกล้หมด
• การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) จัดเก็บข้อมูลลูกค้า ประวัติการสั่งซื้อ และสะสมแต้มเพื่อสร้างโปรโมชั่นหรือมอบส่วนลดพิเศษ
• การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล สรุปยอดขายรายวัน/รายเดือน วิเคราะห์เมนูขายดี และสร้างรายงานเชิงลึกเพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ

Hardware

 อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ในระบบ POS หรือเครื่อง POS เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานหน้าร้านเป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่น ประกอบด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์

• เครื่อง POS หรือแท็บเล็ต/สมาร์ตโฟน อุปกรณ์หลักที่ใช้แสดงผลและรับคำสั่งผ่านหน้าจอสัมผัสสำหรับพนักงานในการจัดการออเดอร์และชำระเงิน
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ใช้สำหรับพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า และพิมพ์ใบสั่งอาหารเพื่อส่งเข้าครัว
• ลิ้นชักเก็บเงินสด อุปกรณ์สำหรับเก็บเงินสดอย่างปลอดภัย โดยจะเปิดอัตโนมัติเมื่อมีการทำรายการชำระเงินด้วยเงินสด
• เครื่องอ่านบัตรเครดิต (EDC) ใช้สำหรับรับชำระเงินผ่านบัตรเครดิตและเดบิต

ระบบ POS มีกี่ประเภท

ปัจจุบันระบบ POS ได้รับการพัฒนาให้มีหลากหลายรูปแบบเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันของแต่ละธุรกิจ ตั้งแต่ระบบออนไลน์ที่เข้าถึงง่าย

1. Online Point-of-Sale Systems

ระบบ POS ออนไลน์ หรือ Cloud-based POS เป็นระบบที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตและเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้บนคลาวด์ ข้อดีคือผู้ประกอบการสามารถเข้าถึงข้อมูลการขาย สต๊อกสินค้า และรายงานต่าง ๆ ได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เช่น คอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต ระบบนี้มักมีต้นทุนเริ่มต้นต่ำ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่ต้องการความยืดหยุ่นและไม่ต้องลงทุนกับฮาร์ดแวร์ราคาแพง ช่วยให้การบริหารจัดการร้านค้าสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. Mobile Point-of-Sale Systems (mPOS)

ระบบ mPOS คือ ระบบขายหน้าร้านที่ทำงานบนอุปกรณ์พกพาอย่างสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต ทำให้พนักงานสามารถรับชำระเงินและให้บริการลูกค้าได้ทุกที่ในร้าน ไม่จำเป็นต้องจำกัดอยู่แค่บริเวณเคาน์เตอร์คิดเงิน ระบบนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับร้านอาหาร ร้านค้าปลีกที่มีพื้นที่กว้างขวาง หรืองานอีเวนต์นอกสถานที่ ช่วยเพิ่มความคล่องตัว ลดระยะเวลารอคอยของลูกค้า และสร้างประสบการณ์การซื้อขายที่รวดเร็วและทันสมัยให้กับลูกค้า

3. Terminal POS Systems

เป็นระบบ POS แบบดั้งเดิมที่พบเห็นได้ทั่วไปประกอบด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หน้าจอสัมผัส ลิ้นชักเก็บเงิน เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ และเครื่องสแกนบาร์โค้ด มักทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนเครื่องโดยตรง (On-premise) มีความเสถียรสูงและฟังก์ชันครบครัน เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ที่มีปริมาณธุรกรรมสูง เช่น ซูเปอร์มาร์เก็ต หรือร้านอาหารขนาดใหญ่ที่ต้องการระบบที่แข็งแกร่งและเชื่อถือได้ในการจัดการหน้าร้านอย่างเต็มรูปแบบ

4. Electronic Data Capture (EDC)

EDC หรือเครื่องรูดบัตรเครดิต/เดบิต เป็นอุปกรณ์สำคัญที่ทำงานร่วมกับระบบ POS เพื่อรับชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าในทางเทคนิค EDC จะเป็นเพียงส่วนหนึ่งของระบบ POS แต่ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งในยุคสังคมไร้เงินสด ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้าและเพิ่มช่องทางการชำระเงินที่หลากหลายและปลอดภัยให้กับร้านค้า ทำให้การปิดการขายเป็นไปอย่างรวดเร็วและลดความยุ่งยากในการจัดการเงินสด

ข้อดีของการใช้ระบบ POS ในร้านอาหาร

การทำร้านอาหารมีหลายสิ่งที่ต้องจัดการพร้อมกัน ทั้งรับออเดอร์ ดูสต๊อก คิดเงิน และควบคุมการทำงานของพนักงาน แต่เมื่อมีระบบ POS เข้ามาช่วย การบริหารร้านจะง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มาดูกันว่าระบบนี้จะช่วยยกระดับร้านอาหารของเราได้อย่างไร

• ลดข้อผิดพลาดและบริการรวดเร็วขึ้น ระบบช่วยรับออเดอร์ได้อย่างแม่นยำ ส่งข้อมูลตรงถึงครัว และคำนวณเงินอัตโนมัติ ทำให้คิดเงินไว ลดการรอคอย สร้างความประทับใจให้ลูกค้า
• ควบคุมสต๊อกวัตถุดิบอย่างมืออาชีพ สามารถเช็กสต๊อกได้แบบเรียลไทม์ พร้อมแจ้งเตือนเมื่อของใกล้หมด ช่วยให้วางแผนสั่งซื้อได้พอดี ลดปัญหาสต๊อกขาดหรือวัตถุดิบเน่าเสีย

• ตรวจสอบยอดขายได้ทุกเวลา เจ้าของร้านสามารถตรวจสอบยอดขายและรายงานต่าง ๆ ได้จากทุกที่ผ่านมือถือ ทำให้เห็นภาพรวมของธุรกิจแม้ไม่ได้เข้าร้าน
• ลดปัญหาเงินหาย ทุกรายการขายจะถูกบันทึกในระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของเงินในลิ้นชักได้ง่าย ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและป้องกันการทุจริตของพนักงาน
• วิเคราะห์ข้อมูลการขายเชิงลึก ระบบสามารถรายงานเมนูขายดี ช่วงเวลายอดนิยม และพฤติกรรมลูกค้าได้ ช่วยให้เข้าใจธุรกิจของตนเองมากขึ้น
• วางแผนโปรโมชันได้ตรงจุด นำข้อมูลมาใช้วางแผนกลยุทธ์ส่งเสริมการขาย เช่น การจัดโปรโมชันเมนูยอดนิยมในช่วงเวลาที่เหมาะสม เพื่อกระตุ้นยอดขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป

ระบบ POS เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับการบริหารร้านอาหาร  ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า ทำให้ธุรกิจเติบโตอย่างเป็นระบบ สำหรับผู้ที่สนใจระบบ POS เรามี Super POS ระบบในการบริหารจัดการร้านอาหารแบบครบวงจร รองรับทุกธุรกิจร้านอาหาร ที่จะเข้ามาเปลี่ยนเครื่องคีย์ขาย เป็นสุดยอดความสำเร็จ ให้ร้านของคุณ